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档案室建设项目施工阶段电子文件的真实性

档案工作2018-12-05 11:28:43

摘  要:建设项目施工阶段电子文件的真实性包含过程和内容两个方面,内容的真实性实质是指内容的准确性和可靠性和背景的完整性;从项目管理和电子文件结构要素分析,内容真实性管理的重点应是背景信息。表单是建设项目电子文件体系重要的基本单元,对电子文件的真实性具有基础和决定性作用;多维的逻辑排列结构形成多媒体和多维度的电子文件,电子文件具有的多维的真实性,有利于文件整体的真实性。


   关键词:建设项目;电子文件;施工阶段;表单;真实性;多维

 

以互联网和移动通信为信息传输途径的管理信息系统,形成快捷高效的信息传输方法和工作流程;电子文件利用多维网状的逻辑排列结构,可以将字符、图形、图像、声像等合成在一个文件中,有利于准确、完整、多维地记录时空和专业技术信息,呈现活动的更多内涵。随着信息技术的发展和国家法律政策的推动,建设项目管理中,“电子文件将逐步成为新增文件和档案的全部。”[1]

按照产生的业务运行阶段不同,建设项目电子文件可分为项目前期、施工阶段、竣(交)工验收等层级。长期以来,施工阶段文件的真实性一直是业内外关注议论的焦点,也是建设项目文件管理的重点和难点。以纸质文件为主的传统记录方式,受制于文件固有的创建隐蔽性、传输低效率、监督高成本等特性,在文件真实性保证方面很难有根本性突破。电子文件产生于数字环境,在信息公开、传输快捷、监督成本等方面具有天然优势,为保障建设项目电子文件的真实性提供了空前的技术条件。

笔者在建设项目管理实践中,从项目管理者的角度对施工阶段的电子文件管理进行了长期的研究探索。

电子文件真实性的重要性和研究现状

《电子文件管理暂行办法》把电子文件的真实性置于管理的首要位置:“确保电子文件的真实、完整、可用和安全,保存国家历史记录,促进信息资源开发利用,推动国家信息化健康发展”。[2]“真实性确定了,电子文件相应地也就具备了文件身份,即具备了凭证价值。”[3]“真实性是保证电子文件业务有效性和法律证据性的基础,在业务运行阶段,确保电子文件的真实性是无纸化业务顺利开展的先决条件;从长远计,是电子文件反映和证实机构历史真实面貌,得以作为社会记忆长久保存的前提。”[4].

目前,对电子文件真实性的论文和著作等,大都是档案学术界从保存角度对电子文件归档后移交后保管利用的研究;针对业务管理中电子文件形成的理论研究较少,具有一定普遍性的实施方法则少之又少,文件形成者(项目管理者)对电子文件的研究更是难觅踪迹。2015年,付荣校先生对我国电子文件真实性保障方面的理论和实施方法进行综合研究后,指出,“以上理论研究与实践方法,有复杂体系的,有简单方法的,但除浙江省登记备份制度之外,其他基本没有落地,没有推广运用。”[5]

“纸上得来终觉浅,绝知此事要躬行”。由于专业的局限,文件创建者之外的人员研究形成阶段电子文件的真实性,总有点雾里看花、难得要领。所以,缺少了对文件形成主体的研究和建设项目管理者的积极参与,电子文件真实性的基础将难以巩固。笔者作为建设项目管理者,在实践中总结分析施工阶段电子文件创建和管理的经验,有利于从源头理清业务驱动型电子文件的管理途径和方法。

施工阶段电子文件真实性分析

“在我国,电子文件的真实性包含形成过程和内容两个方面。所谓过程的真实性是指文件根据法定程序形成和运行,与其形成目的和既定运行状态一致,在形成后的整个生命周期中保持不变,需要在电子文件管理的全程予以保障;所谓内容的真实性,是指文件内容准确反映了记录对象的当时状态,与形成时的原本含义一致,主要在形成阶段予以保障。”[6]同样,建设项目施工阶段电子文件的真实性也包含过程和内容两个方面。

2.1 过程的真实性保证

从文件管理机构的角度来讲,施工阶段电子文件的保存是文件保存工作的前端延伸;从电子文件的生命周期讲,电子文件施工阶段的保存,是电子文件保存的源头和起点。

“电子文件真实性本质上是指电子文件具备某些外在要素特征的完整性和合规性以及管理活动的连续性和可控性,从而赋予电子记录以文件档案的身份,并可作为凭证使用。”[7]“文件应该在可信的保管系统中生成和维护并由可信的保管者保存。可信的保管系统包括文件的形成、维护和利用的一整套规则,能为系统中文件的真实性提供一个适宜的环境。作为一个可信的保管者,保存者必须证明他没有任何理由更改所保存的文件,也不允许其他人更改它们,并且能够执行所有的基线要求。”[8]建设项目管理信息系统是电子文件存在的环境,涉及体系架构、制度建设、流程设计、规范保存等方面;是电子文件过程真实性的基础。

施工阶段,建设单位、设计单位、承包商、监理机构等参建单位的业务流程交互迭代,许多电子文件的创建流转也势必在各创建主体之间交互迭代。建设单位是对项目实施履行组织管理责任并在项目建设过程中负总责的组织,所以,应该也只能由建设单位牵头,开发建立建设单位、设计单位、承包商、监理机构等全主体共用和全要素管理的集成管理信息系统,打造可信的创建、保存电子文件的技术结构和制度基础,保证业务流程的集约顺畅和电子文件规范的创建保存。   

建设项目集成管理信息系统的建立,需要从业务信息采集与电子文件创建一体化方面着手,注重在管理信息系统设计开发时超前嵌入电子文件管理法律规章的意旨和技术标准,使业务信息在孕育过程中就承载文件基因,强化业务信息采集和文件创建流转等过程的公开透明,有利于保证施工阶段业务有效性和电子文件的真实性。

2.2 从电子文件的结构分析内容的真实性

保证建设项目电子文件内容的真实性,需要对电子文件的构成进行分析。国际档案理事会的电子文件委员会制订的《电子文件管理指南》指出:“电子文件是由机构或个人在其活动的开始、进行和结束过程中所产生或接收的记录信息,该记录信息由足以为其活动提供凭证的内容、背景和结构所组成,而不管其形式和载体如何”。[9]通俗语境中电子文件的真实性,其实质包括内容、结构和背景等要素的真实性。

结构是“电子档案的内容组织和存储方式。包括逻辑结构和物理结构。”[10]电子文件的结构设计应在业务过程开始之前信息系统的设计开发阶段完成,施工阶段仅涉及合规应用,其与文件形成阶段电子文件的真实性没有直接关系,本文不予分析。

内容是“以字符、图形、图像、音频、视频等形式表示的电子档案的主体信息。”[11]高程、宽度、强度、压实度、平整度、比率、单价、数量等技术参数、业务数据等是施工阶段的核心信息和单份原始记录的主题。这些技术参数的真实性实质是指专业测量和计算的准确性和可靠性,所以,建设项目电子文件内容的真实性主要指内容主题信息的准确性和可靠性。

“背景包括行政背景、来源背景、业务流程背景以及技术背景等[12]文件本来就应该是包括其特定背景信息或来源信息在内的社会事物。”[13]施工阶段电子文件的背景,是对业务流程的摘要式记载,是电子文件不可或缺的重要组成。

从电子文件三要素方面分析,建设项目施工阶段电子文件内容的真实性实质是指内容的准确可靠性和背景的规范性。

2.3 内容真实性管理的基础和关键是背景

内容主题(技术参数)的准确可靠是项目质量的灵魂。技术参数和业务数据的采集获取具有较强的时效性、隐蔽性和专业性,专业技术人员(电子文件的创建者)实时操作的规范性和思维倾向等职业素质,决定技术参数和业务数据的准确性和可靠性。

无论多么严格和精细的管理都不应该也不可能忽略或代替操作人员的独立性和自由度。业务管理的重点应该是制度建设、业务流程、公开机制、激励相容约束等,缩小专业技术人员在时间、空间、行为等方面的自由度,为内容的准确性和可靠性创造规范和谐的业务背景。

文件是业务管理的缩影,在对电子文件三要素的管理中,研究技术参数和业务数据的准确可靠似乎没有太多的意义,而应该以保证背景信息的规范和完整为重点,间接控制技术参数的采集。

所以,施工阶段电子文件内容真实性管理的重点应该是电子文件的背景信息,从背景信息的详细、完整和规范等方面着手,为内容的创建者创造规范和谐的环境。管理信息化和电子文件的属性也为此提供了纸质文件不具备的技术结构、途径和方法等方面的许多可能。

3、表单的真实性是施工阶段电子文件管理重要的基本单元

建设项目施工阶段,质量、进度、计量等各类原始记录,由数十种甚至上百种的表单组成。建设项目的表单记录的是业务活动专业数据,但不仅仅是单纯的表单主题信息本身,在表单的背后具有丰富的多媒体背景信息。

我国著名飞机设计师程不时先生说过:“文不如表,表不如图”,可见表单在文件类目中具有的举足轻重的作用。一张表格如果用文字叙述,需要多于表单数倍的物理空间,即使如此也难以表达清楚。建设项目施工阶段,表单是业务过程专业数据的直接记录,是建设项目电子文件类目重要的基本单元,对电子文件的真实性具有基础和决定性作用。

建设项目的表单数据繁多、逻辑复杂、背景丰富,表单的每一个专业数据,往往涉及一连串的业务活动。一张表单的真实性,除表单中专业数据的准确可靠外,还有创建表单的行为链条,只有保证背景行为的真实完整,才能保证表单各个专业数据的准确可靠。

在以纸质文件和手工记录为主的技术环境下,记录依赖于现场操作人员,具有较强的隐蔽性、专业性和实时性,不论从业务管理还是从文件管理角度都难以找到透明化、易监控等有效的保证方法。

在信息化条件下,通过建设项目集成管理信息系统,卫星导航、互联网、智能终端等信息技术和设备,在高效率、低成本的前提下,为表单背景信息的记录提供了纸质文件不可能具有的技术条件。在施工管理实践中,利用信息技术和设备已经实现了实时采集信息、实时生成记录、实时鉴定归档、实时在线控制;人工采集与自动采集信息交互印证,保管主体与形成主体的相对分离,减少人工采集信息的机会;形成多媒体原始记录,事件、人物、时间、地点、内容、流程等六对照,保证表单背景信息的真实性。

4  电子文件具有多维的真实性

“背景一直被视为静止的而非动态的;行政结构和等级制始终被强调为(文件)形成的主要背景,而不断变化的社会现实和更广阔的大背景遭到忽视;文件的形成、运转及承办活动没有受到关注,看重的是追踪留存文件的整理顺序而不是体现文件的运行背景。”[14]这一论述主要针对纸质载体的文书类文件。建设项目是一项完整的人类活动,既有研究报告、设计图纸等文件,也有这些文件的承办活动;在数字化环境条件下,这些承办活动又产生大量的电子文件。建设项目施工阶段的电子文件管理,既应该也能够做到“体现文件的运行背景

建设项目电子文件按照产生的业务运行阶段不同,可分为项目前期、施工阶段、竣(交)工验收等层级。施工阶段参加单位的业务活动可以看作是项目前期文件的承办活动,也是建设项目文件管理的重点。从宏观方面讲,高层级文件的承办活动产生新的下层文件;从微观方面讲,这些下层文件中的单份文件也具有自身的形成、运转过程,其中的图像、视频等多媒体信息同时也是新的下层文件,这些新的下层文件与其信息共同组成单份文件的背景信息。

电子文件运用连续多维的逻辑排列结构,将字符、图形、图像、视频等有机合成储存,更加真实地保存和再现当时的活动情况。各个参建单位不同层级的电子文件及其背景信息记载着不同职能活动的多维度的过程信息,根据不提需求可以把相关节点的事件、人员、行为、时间、技术参数等有序地组织在一起,创建多维、多媒体的电子文件,从不同的维度呈现电子文件的真实性。

电子文件多维的真实性,有利于整体的真实性。

结语

在数字时代和管理信息化的条件下,建设项目施工阶段的电子文件,是项目管理的有效凭证、记忆证据,而不仅仅是“机构职能或业务活动的副产品”[15]和“为了开发利用。”[16]目前对建设项目施工阶段电子文件的真实性的研究还十分有限,需要在实践中进一步加深和完善。

 

参考文献:

[1][4][6] 冯惠玲,刘越男.电子文件管理教程(第二版)[M].北京:中国人民大学出版社,2017:(10).

[2] 中共中央办公厅 国务院办公厅.电子文件管理暂行办法(中办国办厅字[2009]39号)[EB].

[3][7][15] 张宁.电子文件真实性的再认识[J].档案学研究,2012(4).

[5][16] 傅荣校.化繁为简:从档案机构角度看如何保障电子文件的真实性J.档案学通讯,20152).

[8]  宋凯.电子文件真实性研究——对InterPARES项目的解析D.南京::南京大学.

[9]International Council onArchives,Com-mittee on Electronic Records:《Guide For Manag-ing ElectronicRecords From an Archives Per-spective》,ICA Studies8,Paris,France,February1997.

[10][11][12] 国家档案局.电子档案管理基本术语(DA/T 58—2014)[s].

[13] 何嘉荪,史习人,章燕华.后保管时代档案学基础理论研究之——简评文件构成要素论[J].档案学研究, 201001).

[14] [加]特里·库克.对数字时代来源原则的反思[J].《档案学研究》 ,2011 年(01).

(作者单位:郑州市公路管理局